Studijní pobyt krok za krokem

Studijního pobytu v rámci programu Erasmus+ se může student zúčastnit za následujících podmínek:

• je studentem jakéhokoliv ročníku akreditovaného bakalářského, magisterského nebo doktorského studijního programu na JU – prezenční, kombinované i distanční formy studia
• byl vybrán v řádně vyhlášeném výběrovém řízení
• musí být po celou dobu svého výjezdu řádně zapsán ke studiu na fakultě, přes kterou pobyt realizuje, studium nesmí ukončit ani přerušit

Délka studijního pobytu je min. 2 měsíce a max. 12 měsíců za jeden studijní cyklus. Lze vyjíždět i opakovaně na kratší dobu v celkové délce max. 12 měsíců. Výjezdy (studijní i pracovní pobyty) se v daném stupni studia sčítají.

Podmínkou úspěšného ukončení zahraničního studijního pobytu je získání min. počtu 20 ECTS kreditů za semestr studia na zahraniční instituci.

Studijní pobyt se realizuje pouze na základě platných bilaterálních smluv uzavřených mezi příslušnou fakultou JU a zahraniční institucí nebo na základě celouniverzitních smluv uzavřených mezi JU a zahraniční institucí.

Zvláštní upozornění:

• Opakované studijní pobyty v rámci programu Erasmus+ mohou být vzhledem k limitovaným finančním prostředkům posuzovány na základě preferencí vyhlášených ve výběrovém řízení, které je plně v kompetenci jednotlivých fakult.
• Student, který studuje v České republice v akreditovaném studijním programu a chce vycestovat na studijní pobyt a/nebo na praktickou stáž do země svého původu (tj. Country of Origin), má při výběrovém řízení nejnižší prioritu a bude mu udělen status zero grant studenta, tj. bez nároku na přidělení stipendia.
• Student, který studuje v České republice v akreditovaném studijním programu a chce vycestovat na studijní pobyt a/nebo na praktickou stáž, nemůže tento pobyt absolvovat v zemi svého aktuálního pobytu (tj. Country of Residence).
• Program není určen pro studenty, kteří přijeli do ČR studovat pod programem Erasmus Mundus.

Výběrové řízení probíhá na fakultách JU a je plně v režii zahraničních fakultních koordinátorů, kteří stanovují požadavky na uchazeče v souladu s aktuálně platným dokumentem Erasmus+ Programme Guide. Zahraniční fakultní koordinátoři poskytují informace o volných místech a podmínkách účasti v programu Erasmus+.

Obvykle se hodnotí následující:

• studijní výsledky
• motivace
• jazykové znalosti
• obor studia

Termíny výběrového řízení, které jsou 1x ročně zpravidla v lednu. Fakulty mohou následně vyhlásit dodatečné výběrové řízení pro studijní pobyty na letní semestr a to obvykle v říjnu.

Studenti, kteří ve výběrovém řízení uspějí, jsou následně nominovaní na studijní pobyt Erasmus+.

Zvláštní upozornění:

Nominace je závazná. Pokud je student nucen z vážných zdravotních či osobních důvodu svoji nominaci zrušit, je povinen tak učinit neodkladně prostřednictvím formuláře Oznámení o zrušení pobytu.

Oznámení musí být potvrzeno fakultním koordinátorem a předáno k evidenci na Oddělení zahraničních vztahů Rektorátu JU. Odstoupení od nominace může mít vliv na vaši budoucí účast v programu Erasmus+.

NOMINACE

Fakultní koordinátorka JU oznámí zahraniční univerzitě jména a kontakty vybraných studentů. Koordinátor zahraniční univerzity následně studenta kontaktuje a poskytne mu potřebné informace k tomu, co je třeba zařídit před příjezdem na zahraniční univerzitu.

VYPLNĚNÍ FORMULÁŘŮ

Vybraní studenti vyplní (pokud možno elektronicky) potřebné formuláře, které vyžaduje JU a zahraniční univerzita. 

Formuláře JU:

• Learning Agreement for Studies (smlouva o studiu) - návod k vyplnění zde

• Grant Agreement for Studies = Účastnická smlouva pro studijní pobyt ( smlouva o přidělení stipendia) - návod k vyplnění + instrukce k podpisu zde

 Formuláře zahraniční univerzity:

Požadavky na přijetí zahraničních studentů jsou u zahraničních univerzit různé. Budete o nich informováni koordinátorem zahraniční univerzity nebo je naleznete na webu přijímající zahraniční univerzity.

Termíny, uzávěrku k podání přihlášky a speciální požadavky (motivační či doporučující dopis, doklad o jazykové úrovni, apod.) si sleduje každý student sám!

Používejte aktuální formuláře a respektujte to, že i zahraniční univerzita může mít své vlastní požadavky.

ONLINE JAZYKOVÝ TEST + JAZYKOVÁ PODPORA

• student má povinnost (platí i pro čerstvé absolventy) účastnit se online jazykového testování PŘED zahájením mobility.
• Nominovaným studentům bude zaslán odkaz pro vyplnění on-line testu.
• Na základě výsledků jazykového testování může být studentovi přidělena licence pro účast v online jazykovém kurzu, pokud student licenci přijme, je jeho povinností kurzem projít.

POJIŠTĚNÍ

Student má povinnost si na dobu studijního pobytu v zahraničí zřídit cestovní pojištění do zahraničí (pojištění léčebných výloh, dále se doporučuje i úrazové pojištění a pojištění odpovědnosti). Potvrzení o zřízeném pojištění je povinnou součástí dokumentů pro výjezd.

BANKOVNÍ ÚČET V MĚNĚ EURO

Student obdrží přidělené stipendium v měně Euro, proto je doporučeno zřídit si eurový bankovní účet z důvodu eliminace kurzových rozdílů.

• Po obdržení Studijní smlouvy (Learning agreementu) vám hostitelská univerzita vystaví oficiální potvrzení o přijetí ke studiu Letter of Acceptance s uvedením přesného termínu Vašeho pobytu v zahraničí.
• Hostitelská univerzita vás bude kontaktovat s organizačními záležitosti ohledně vašeho příjezdu a pobytu (změny studijního plánu, ubytování, příjezd, apod.)
• Mnoho univerzit pořádá před začátkem semestru pro své přijíždějící studenty tzv.Orientation Week, úvodní týden věnovaný vyřizování nutných formalit, registrací, seznamování se s univerzitou, místem pobytu i vzájemnému seznamování se Erasmus+ studentů. Pokud vám tento Orientation Week univerzita nabídne a vy se ho zúčastníte, bude zahrnutý do celkové délky vašeho studijního pobytu ve vztahu k výši stipendia.

Zvláštní upozornění:

• Je důležité včas podle instrukcí hostitelské univerzity, odeslat ubytovací formuláře, které najdete na jejich webových stránkách nebo vám budou zaslány spolu s přijímacím dopisem. Na některých univerzitách je nutno rezervovat ubytování s velkým předstihem. Některé univerzity (Španělsko, Itálie) koleje nemají nebo ubytování zajišťují v soukromí, které je relativně drahé, takže si studenti zajišťují ubytování sami.
• Praktické informace potřebné k pobytu na zahraniční univerzitě zjišťujte na webových stránkách partnerských univerzit nebo u fakultních koordinátorů, kteří vám mohou poskytnout i kontakty na studenty, kteří na vámi vybrané univerzitě již studovali

Online jazyková podpora 

• student má možnost před zahájením mobility vyplnit jazykový test a posoudit své jazykové znalosti (platí i pro čerstvé absolventy)
• nominovanýcm studentům bude zaslán odkaz pro vyplnění on-line testu na webové stránce EU Academy

• o termínech a způsobu zápisu vás předem bude informovat zahraniční univerzita zpravidla formou Akceptačního dopisu nebo informačního e-mailu
• termín příjezdu si proto naplánujte tak, abyste na zahraniční univerzitu přijeli včas a s přiměřeným předstihem
• stejně jako Jihočeská univerzita (ESN) poskytují některé zahraniční univerzity svým přijíždějícím studentům ze zahraničí  pomoc při příjezdu prostřednictvím "mentora/buddy", což je zpravidla student tamní univerzity, který je s vámi v kontaktu před a při příjezdu a pomáhá vám při vyřizování prvotních administrativních záležitostí. Informace o těchto službách vám poskytne International Office partnerské univerzity.
• pokud vám zahraniční univerzita předem nepodá přesné informace o administrativních úkonech, které je nutné si po příjezdu do zahraničí zajistit, navštivte co nejdříve International office, kde vám erasmus koordinátoři poradí a pomohou se zápisem předmětů
• často student po příjezdu na zahraniční univerzitu zjistí, že některé z předmětů, které byly odsouhlaseny ve Studijní smlouvě/ Learning Agreement nemůže z různých důvodů navštěvovat (např. univerzita je neotevře, jsou vyučovány v jiném jazyce, kryjí se v rozvrhu apod.). V takovýchto případech jste povinni do 30 dnů od příjezdu na zahraniční univerzitu provést změny ve studijní smlouvě.
• změny ve studijní smlouvě je nutné vyplnit do formuláře Learning Agreement, v části DURING MOBILITY, opět je nutné vyplnit Table A (vyškrtnuté a nově zapsané předměty) i Table B (způsob uznání nově zapsaných předmětů) a zajistit schválení zahraniční univerzitou a fakultním koordinátorem JU.
• tato nová Studijní smlouva/Learning Agreement se po schválení změn oběma stranami stává pro studenta plně závaznou. Všechny předměty, které v ní má student zapsané musí v zahraničí odstudovat, tj. splnit pravidelnou docházku, seminární práce, zkoušky či zápočty. Uvedené předměty se následně musí shodovat s Potvrzením o vykonaných zkouškách (tzv. Transcript of Records), které zahraniční univerzita vydává studentovi po absolvování všech zkoušek na konci pobytu.
• studium na zahraniční univerzitě je úspěšné, pokud je dle předloženého Potvrzení o vykonaných zkouškách (tzv. Transcript of Records) evidentní, že student absolvival všechny předměty zapsané ve Studijní smlouvě/ Learning Agreement a získal z nich minimálně 18 ECTS kreditů
• pokud byla studentovi udělena licence k on-line jazykovému kurzu, je student povinnen v průběhu svého pobytu v zahraničí s daným jazykovým kurzem pracovat 
• v případě jakýchkoliv problémů, které mohou ovlivnit úspěšné dokončení vašeho studijního pobytu, neprodleně kontaktujte svého fakultního kordinátora

Prodloužení studijního pobytu je možné za následujících podmínek:

• nejpozději 30 dní před plánoveným ukončením studijního pobytu předloží student fakultní koordinátorce Žádost o prodloužení studia v zahraničí (sekce FORMULÁŘE) schválenou zahraniční univerzitou a fakultním koordinátorem
• původní studium a prodloužení studia na sebe musí  navazovat (tj. nelze prodloužit z letního semestru na zimní)
• nesmí být překročena doba 12 měsíců, které může student čerpat v daném studijním cyklu (tj. bakalářské, magisterské nebo doktorské studium)
• prodloužený pobyt musí skončit nejpozději 30.9. v daném akademickém roce
• student musí před zahájením prodlouženého pobytu na Útvaru pro zahraniční vztahy rektorátu JU (PhDr. Jana Dvořáková) s JU uzavřít Dodatek k Účastnické smlouvě, který stanovuje nové podmínky studijního pobytu (délka, finanční krytí)
• upozorňujeme, že studentovi prodloužením pobytu nevzniká automaticky nárok na přidělení finanční podpory. Student si náklady na pobyt v zahraničí po dobu prodloužení studia hradí z vlastních zdrojů a výše stipendia, které se studentům v tomto případě vyplácí až po ukončení pobytu v zahraničí a předložení všech potřebných dokumentů,  se odvíjí od celkové výše zbývajících finančních prostředků programu Erasmus+ přidělených JU na daný akademický rok

Po návratu ze zahraničí je povinností studenta odevzdat následující dokumenty:

1. Confirmation of study period (CSP) = Potvrzení o délce pobytu
   • doba pobytu uvedená v tomto potvrzení by měla souhlasit s obdobím, které je stanovené v Účastnické smlouvě, což je období, na které student čerpá přidělené stipendium
   • pokud je skutečná délka pobytu studenta v zahraničí potvrzená zahraniční univerzitou kratší než původně stanovené období, je student povinný vrátit poměrnou část stipendia (toleruje se rozdíl 5 dní)
   • ORIGINÁLpotvrzení odevzdejte fakultnímu koordinátorovi nebo Útvaru pro zahraniční vztahy Rektorátu JU nejpozději do deseti pracovních dnů ode dne skončení pobytu 
2. Transcript of Records (TOR) = Výpis studijních výsledků
   • dokument vystavuje zahraniční univerzita poté, co student absolvuje všechny zkoušky či zápočty ze všech předmětů, které si zapsal ve Studijní smlouvě / Learning Agreement včetně případných změn (LA Changes/ LA During)
   • minimální počet splněných kreditů ze zapsaných předmětů musí být 20 ECTS kreditů za jeden semestr
   • kopii tohoto potvrzení předloží student svému fakultnímu koordinátorovi, jakmile ho obdrží od zahraniční univerzity

Doporučujeme vyhradit si během posledního měsíce pobytu na zahraniční univerzitě dostatečný čas na vyřízení obou dokumentů.

3. Participant Report (EU Survey) = Závěrečná zpráva ze studijního pobytu
   • po ukončení studijního pobytu (dle data ukončení uvedeného v Účastnické smlouvě) obdržíte na svůj email přihlašovací údaje, se kterými můžete vstoupit do on-line systému a vyplnit zprávu
   • dotazník je možné průběžně ukládat (pomocí tlačítek „Uložit“), tedy nemusí vyplnit celý najednou
   • jakmile si budete jistí, že jste veškerá data řádné vyplnili, může dotazník „dokončit“, což provedete tak, že zaškrtne pole „Dokončit“ dole na dotazníku a klikne na „Uložit“
   • zprávu si uložte do svého počítače, abyste ji  mohli předložit v případě technických potíží
   • zpráva musí být vyplněna nejpozději do 30-ti dnů od obdržení výzvy.

FAQ k vyplnění závěrečné zprávy

• každý student vyplňuje svou zprávu on-line po obdržení výzvy e-mailem
• část 4 Uznání zahraničního pobytu/Academic Recognition

• studentům jsou vždy uznány všechny předměty, které odstudují v zahraničí
• předměty na zahraniční univerzitě, které mají podobný sylabus s předměty vyučovanými na fakultě a vedoucí katedry či vyučující daného předmětu odsouhlasí, že daný předmět je ekvivalentní, budou následně uznány jako předměty skupiny "A" (povinné) či "B" (povinně volitelné)
• předměty splněné na zahraniční univerzitě, které neodpovídají sylabům předmětů na dané fakultě nebo vedoucí katedry či vyučující předem neodsouhlasí jeho uznání za "A" či "B", budou vždy studentovi uznané jako předměty skupiny "C" (výběrové předměty)
• v bodě 4.10 tedy zaškrtněte variantu Plné uznání/Full recognition
• část 5 Znalosti cizích jazyků a jazyková příprava/Foreign Language Skills and Linguistic Support
• 5.3. Ano/Yes zvolí studenti, kterým byla udělena licence k on-line jazykovému kurzu

• Student obdrží na základě podepsané účastnické smlouvy na dobu svého pobytu finanční podporu pro realizaci mobility dle paušálních sazeb pro cílovou zemi.
• Finanční podpora je pouze příspěvkem a neklade si za cíl pokrývat veškeré náklady a předpokládá se finanční spoluúčast studenta.
• Finanční prostředky se vyplácí v EUR. Doporučujeme studentům, aby se informovali o výhodách zřízení eurového účtu v ČR či v zahraničí a zjistili si informace souvisejících s poplatky za vedení účtu, transakce a výběr z bankomatů v zahraničí
• Výpočet výše stipendia se řídí tabulkou přidělovaných stipendií a grantů programu Erasmus+ dle aktuální Výzvy

ERASMUS GRANT 2024/2025 (od 1. 9. 2024)

Dlouhodobý studijní pobyt

660 EUR/měsíc - Belgie, Dánsko, Finsko, Francie, Island, Irsko, Itálie, Lichtenštejnsko, Lucembursko, Německo, Nizozemsko, Norsko, Rakousko, Švédsko
600 EUR/měsíc - Kypr, Estonsko, Lotyšsko, Malta, Portugalsko, Řecko, Slovensko, Slovinsko, Španělsko
540 EUR/měsíc - Bulharsko, Chorvatsko, Maďarsko, Litva, Polsko, Rumunsko, Srbsko, Severní Makedonie, Turecko

U dlouhodobých mobilit dochází ke zrušení příspěvku 50 EUR na Green Erasmus. 

Krátkodobý studijní pobyt
- student má nárok na pobytový + cestovní grant

Pobytové náklady
79 EUR/den – do 14. dne aktivity
56 EUR/den – od 15. do 30. dne aktivity

Cestovní náklady
Cestovní vzdálenost je kalkulována od místa sídla domovské instituce, tedy z Českých Budějovic. Výpočet vzdálenosti lze provést zde: Distance Calculator | Erasmus+ (europa.eu)

• Výše finanční podpory je vypočítána jako násobek délky pobytu a měsíčního grantu stanoveného pro danou cílovou zemi. Pro účely výpočtu platí, že 1 měsíc = 30 dní. Pokud délka pobytu neodpovídá celým měsícům, pak je finanční podpora vypočtena jako násobek počtu dní přesahujících délku celých měsíců a 1/30 měsíčního grantu stanoveného pro danou cílovou zemi. 
• Stipendium je vypláceno před výjezdem v plné výši, na základě doložených podkladů o předpokládaném zahájení a ukončení pobytu.
• Způsob výplaty stipendia na částečné pokrytí pobytových nákladů v zahraničí se provádí pouze bezhotovostním převodem na bankovní účet studenta v České republice nebo v zahraničí. Student musí být majitelem svého vlastního účtu.
• Pro realizaci bankovního převodu jsou nutné následující údaje k Vašemu účtu:
• úplné číslo bankovního účtu (včetně bankovního kódu)
• název banky
• přesná adresa pobočky, kde jste účet založili (ulice, číslo, město, PSČ)
• číslo účtu ve tvaru IBAN (mezinárodní bankovní číslo účtu) - najdete například ve smlouvě k účtu, na výpisu z účtu či ve svém internetovém bankovnictví
• BIC/SWIFT (mezinárodní identifikační kód banky)
• měna, ve které máte účet vedený. 

Navýšení finanční podpory pro studenty pocházející ze znevýhodněného socioekonomického prostředí

!!! DŮLEŽITÉ - NEJEDNÁ SE O SOCIÁLNÍ STIPENDIUM !!!

• O navýšené socio-ekonomické stipendium Erasmus+ mohou žádat studenti, kteří mají nárok na přídavek na dítě podle zvláštního právního předpisu, jestliže rozhodný příjem v rodině zjišťovaný pro účely přídavku na dítě nepřevyšuje součin částky životního minima rodiny a koeficientu 1,5.
• Student může požádat o navýšení finanční podpory pro studenta pocházejícího ze znevýhodněného socioekonomického prostředí, pokud spolu s finančními dokumenty před výjezdem předloží:
• Žádost o navýšení finanční podpory (formulář je ke stažení na webu JU)
• Písemné potvrzení „Sdělení pro účely přiznání stipendia“, který vystaví Úřad práce ČR.

• Student musí požádat o navýšení finanční podpory před zahájením pobytu.

Informace pro studenty s těžkým handicapem nebo specifickými potřebami

• Vyžaduje-li váš zdravotní stav zvýšené náklady, ale rád/a byste se zúčastnil/a zahraničního studijního pobytu nebo praktické stáže v rámci programu Erasmus+: Erasmus, může Vaše vysílající škola požádat Národní agenturu prostřednictvím svého institucionálního koordinátora o dodatečnou finanční podporu nad rámec běžného stipendia programu Erasmus+.
• Předpokladem přidělení speciálního stipendia je splnění základních podmínek pro mobilitu studentů, speciální stipendium je určeno pouze na pokrytí zvýšených výdajů v zahraničí, které vyplývají ze zdravotních potřeb.
• Při vyplňování předběžné kalkulace do žádosti u položky doprava, stravování a ubytování je třeba věnovat pozornost stanovení rozdílu mezi cenou za běžné náklady a cenou za zvýšené náklady z důvodu příslušného handicapu. Pouze tento cenový rozdíl (ne celá částka za nadstandardní službu) pak tvoří oprávněný požadavek studenta v rámci žádosti o speciální stipendium Erasmus+.
• Přidělené speciální stipendium je po návratu ze studijního pobytu nebo praktické stáže Erasmus+: Erasmus nutné vyúčtovat! Předkládají se faktury udávající skutečně vynaložené náklady, uvádějící název a adresu subjektu, který fakturu vystavil, částku a měnu i datum vystavení faktury.
• Žádost se předkládá na formuláři, ve kterém student uvede podrobnou kalkulaci požadovaného stipendia.
• Podání žádosti student konzultuje se svým fakultním koordinátorem a následně zašle e-mailem koordinátorce  Útvaru pro zahraniční vztahy JU.

K žádosti je nutné doložit:

• lékařskou zprávu;
• kopii průkazu ZTP (pokud ho student vlastní);
• dokumenty programu Erasmus+: Erasmus pro příslušný typ mobility - podepsanou studijní smlouvu pro studijní pobyt / praktickou stáž (Learning agreement for studies/traineeship)
• akceptační dopis, ve kterém přijímající instituce potvrzuje přijetí ke studijnímu pobytu / praktické stáži a kde je uvedeno, že je srozuměna s Vaším zdravotním stavem.

Termín pro podávání žádostí na Útvar pro zahraniční vztahy:

do 30.6.  pro pobyty v zimním semestru nebo na celý akademický rok;
do 15.11. pro pobyty v letním semestru.

Doklad o finančním zajištění během pobytu

• V některých zemích je nutno prokazovat, že přijíždějící nebude zátěží místního sociálního systému. Proto musíte mít připraven doklad o Vašem finančním zajištění během pobytu.
• Oddělení pro zahraniční vztahy Rektorátu JU Vám na požádání, na základě potvrzení o přijetí, vystaví potvrzení o účasti v programu Erasmus+. Pokud daná země pobytu vyžaduje při vstupu doložit finanční krytí v určité výši a námi udělený grant ho nepokrývá, musíte mít připraven výpis ze svého bankovního účtu na zbývající sumu.

Dle závazků vyplývajících z účastnické smlouvy je student povinnen po ukončení pobytu v zahraničí splnit následující:

• ve smluvených termínech odevzdat Confirmation of study period a Transcript of Records
• zajistit, aby se předměty uvedené v Learning Agreementu včetně případných změn provedených v průběhu studia shodovaly s předměty uvedenými v Transcript of Records
• zajistit, aby počet kreditů za úspěšně absolvované předměty uvedené v Transcript of Records byl minimálně 18 ECTS kreditů
• zajistit, aby se potvrzená doba pobytu uvedená v Confirmation of study period shodovala s dobou uvedenou v účastnické smlouvě
• včas vyplnit Závěrečnou zprávu o pobytu v zahraničí
• včas absolvovat on-line jazykový test hodnotící úroveň dosažených jazykových znalostí po ukončení studijního pobytu
• pravidleně využívat on-line jazykový kurz příslušného jazyka v případě, že studentovi byla na začátku studijního pobytu udělena licence k takovému kurzu

V případě, že student nesplní výše zmíněné závazky, bude muset ve smyslu Účastnické smlouvy vrátit přidělenou finanční podporu nebo její část.

Nebude-li  zahraniční univerzita schopna vyhotovit Transcript of Records do 14 dní po ukončení studijního pobytu, má student povinnost o této skutečnosti neprodleně informovat svého fakultního koordinátora.

Learning Agreement

Confirmation of study period

Účastnická smlouva ČJ

Účastnická smlouva AJ