1) Zaměstnanec, který obdržel od fakultního koordinátora oznámení, že byl vybrán v rámci výběrového řízení a jeho mobilita byla schválena, kontaktuje přijímající univerzitu - zašle jim návrh Mobility Agreementu (MA) dle typu své aktivity (STA - výuka, STT - školení), odsouhlasí s nimi program a termíny své pracovní činnosti. Podpisem si nechá potvrdit, že přijímající instituce souhlasí s jeho příjezdem. Dokument obíhá v oskenované podobě.
2) Zaměstnanec zašle Mobility Agreement svému fakultnímu koordinátorovi (se svým podpisem a podpisem přijímající instituce). Zaměstnanec také vyplní a podepíše Účastnickou smlouvu (ÚS) a zašle ji ve dvou výtiscích fakultnímu koordinátorovi. Fakultní koordinátor podepíše MA za vysílající fakultu, zkontroluje ÚS a oba dokumenty (MA i ÚS) zašle Útvaru pro zahraniční vztahy rektorátu (ÚZV). Pokud zaměstnanec cestuje letecky a bude potřebovat zajistit letenku,požádá fakultního koordinátora, aby s ÚZV domluvil objednání letenky v požadovaném termínu a destinaci. Seznam fakultních koordinátorů - viz Kontakty. Agendu zaměstnanců na ÚZV vede institucionální koordinátorka Mgr. Zdeňka Novotná, zastupuje ji Mgr. Caroline Zoubek.
3) ÚZV potvrdí ÚS v obou výtiscích. Jedno paré ÚS pak zašle zpět fakultnímu koordinátorovi, druhé je založeno do centrální evidence mobilit programu Erasmus+.
3) Zaměstnanec včas, nejlépe min. 14 dní před odjezdem, vyplní cestovní příkaz (CP) dle typu svého výjezdu (STA - výuka, STT - školení), nechá ho podepsat svým nadřízeným a předá fakultnímu koordinátorovi. Současně zašle nebo oznámí požadované datum pro vyzvednutí zálohy. V případě, že o zálohu nežádá, tuto skutečnost oznámí. Fakultní koordinátor tyto podklady zašle na ÚZV pro přípravu zálohy.
4) ÚZV schválí CP a vypíše Žádost o vystavení zálohy v požadovaném termínu.
5) Zaměstnanec si vyzvedne zálohu na pokladně rektorátu v pokladních hodinách.
6) V posledním dnu ukončení mobility na přijímající instituci požádá zaměstnanec o potvrzení své pracovní činnosti podpisem a razítkem (formulář "Confirmation").
7) Po návratu z mobility zaměstnanec do 1 týdne doručí fakultnímu koordinátorovi potvrzení o jeho pracovním výkonu u zahraniční univerzity (originál musí být předán na ÚZV) a na Ekonomické odd. paní Bc. Ivě Haiklové předá kopii potvrzení o pracovní v činnosti v zahraničí a doklady k vyúčtování CP (časy odjezdů, příjezdů, překročení hranice, poskytnutné stravování, doklady za ubytování, jízdné...).
8) Zaměstnanec vyplní závěrečnou zprávu nejdéle do 30 dnů od ukončení mobility - bude mu doručen do e-mailu automaticky generovaný link ze systému Moblity Tool+ (EU Survey).
9) V případě velmi dobrých či špatných zkušeností z moblity informuje zaměstnanec o této situaci ÚZV, nejlépe písemnou formou.
10) Zaměstnanec šíří příklady dobré praxe a své odborné zkušenosti, znalosti a dovednosti ze zahraničí mezi svými kolegy a studenty JU.
